事務職【失敗談と対策】
事務員歴10年以上の私がした数々の失敗と
対策について書きます！
✅ 事務職で失敗をして落ち込んでいる方
✅ 他の人の働きぶりが気になる方
✅ 仕事のモチベーションをあげたい方
におすすめです。春から新しい仕事についた方一緒に頑張りましょう。
事務職とは
事務職について仕事のイメージが出来ない人はほぼいないと思います。ただ、よく聞かれるのは営業事務と一般事務の違いは何？ということです。
営業事務は営業職のサポートをするという点が一般事務と異なります。具体的には見積書作成や営業職の人が受けた注文の手配、納期管理、売上処理、請求書発行などをします。
一般事務は営業に限らず行う事務処理です。基本的には事務処理の全般を担当する仕事でどなたでも出来る仕事です。良い点は座って行うため、体調不良の際も働きやすいこと。悪い点は外出することが出来ず座りっぱなしで健康に悪いことでしょうか。一度事務で働いてますと言ったら「カッコいいですね！」と？？な意外な反応を受けましたが、「ジム(フイットネスなどのスポーツジム)で働いている」と勘違いされたみたいです。後からわかりましたけど・・・。
失敗①【数量を間違う】
私は営業事務として小さな建材商社で働いています。建材はよく大箱と小箱でという発注単位があるのですが、小箱でいいものを大箱で発注してしまうというミスをたまにしてしまいます。新しい商品は要注意ですね。
50本でいいものを500本発注してしまった時、言い知れぬ焦りで返品手続きをしました。しかし返品できないとわかった時は、方々に頭を下げ営業の人に売りさばいてもらいました。
AとＢを間違うことも
お客様が欲しいのがAであったのに、社内システムの履歴にBが上に来ていた時、慌てているとBを手配していまいます。よく見ていたつもりがミスする時ってなぜか気づかないんですよね。お客様はＡとBどちらが注文したいのかを慎重に判断する必要があります。
失敗②【客先や仕入先の間違い】
本来仕入れるべき会社ではないところに注文してしまう、注文を貰ったお客様ではない人に品物を送ってしまうなど相手を間違えることがありました。仕入れの会社を間違えると仕切価格が高くなってしまう、送り先を間違えると返送の送料がかかるなど地味に損をしてしまいます。
失敗③【注文したつもりがされていない】
納期がかかるものを注文したつもりが一向に納期連絡がない・・・。電話をしてみると「手配になっていません」と言われる・・・。元々連絡の遅い仕入先の際に起こりがちですが、ミスは自分だったり相手の会社の方だったり様々です。
失敗④【メールの誤送信】
メールで見積書を送る時要注意です。お客様に送る見積のCCに仕入先の人を入れたことがあります。いくらで販売しているか仕入先にバレてしまいます。逆にお客様に仕入れ価格がわかるメールを誤送したことも・・・。商社として有るまじきミスですが、私はやってしまったことがありました。この時はたいへん落ち込みました。
失敗⑤【お客様との行き違い】
お客様に見積書を出し、その製品をお客様が注文したのに私が注文と分かっていなかったことがありました。また、言葉尻の強い人に押し切られる形で納期短縮を了承してしまったものの、要望通りにできずクレームになるということも。人と人のコミュニケーションは難しいなと思わされます。
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ミスしないための工夫について
ここからは失敗した経験を踏まえてミスしないためにしている工夫についてです。考えてみると確認ミスや凡ミスが大きなミスを招くことが多いと気づき反省します。
どんな時にミスをしたのかというと、他のことに気を取られていた、キャパオーパーの仕事を受けていたことが考えられます。けれどもどちらも長く仕事をする上では完全に避けることができないでしょう。そこでこんな対策をしています。
見直しは脳の錯覚を解くため念入りに
ミスをする時は脳が錯覚を起こしていることもあります。そのため、見直ししても間違いに気づくことができないことも。見直しをする時は
・左から右に見直す
・右から左にも見直す
・上から下、下から上と見直す
この方法で、気づけなかったミスに気づくことができます。
ミスノートをつける
ミスをしてしまった時、デスノートならぬ「ミスノート」をつけています。書くのは
・日付
・ミスの状況内容
・対策
の3点です。どうしても忘れやすいのが人間ですから、ミスをしたことをノートに書いておき、たまに見直すだけで同じミスを回避できます。また、ミスをした時の対策を書いておけば念の為安心できます。上司に貰ったアドバイスを書いておいても後々の励みななります。
TO DOリストを作る
多くの人が実践しているとおり、キャパオーパーの仕事をしている時こそ「TO DOリスト」を作り、一個ずつ終わったことを✅チェックするようにしています。またリストを書くことを日々の決まりにすれば、リストを書くだけて気持ちが落ち着き、充実感が得られることも。決まった作業やタスクは自分を落ち着かせる作用があります。
落ち込み過ぎない
仕事を続けて行くのに大切なことは落ち込み過ぎないことです。落ち込んでしまうと次々とミスをしてしまうこともあるからです。しかし、どんな人でも全くミスをしないということはあり得ません。私は上司に「間違った時こそ仕事をしっかり覚えるチャンス」と教えられました。ピンチをチャンスと捉えて前向きな気持ちに切り替えていきたいですね。
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終わりに
いかがでしたか？事務職を10年以上してきて、経験した失敗と対策について書きました。今日も明日も仕事は続きますが、ミスにくじけず長く働いていきましょう。時々は弱音を吐いてもいい、自分にご褒美をあげて気分転換していきたいですね。最後までお読みいただきありがとうございました。